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檔案數字化信息建設的重要意義

日期: 2019-06-27 10:36 瀏覽次數 :999

隨著科學技術的發展,多媒體、超媒體、計算機技術及網洛技術的日益成熟,另外,伴隨著電子文件的大量了出現,檔案也由比較單一的紙質載體向計算機可識別的電磁介質方向轉化。
電子數字化檔案主要存儲光盤、硬盤和軟盤上,這些檔案信息載體,有僅集數字、文字、圖像和影像于一體,而且有著驚人的存儲能力。

  檔案要以紙電兩種形式存儲,可以互補各自的不足,紙質檔案一班情況下不翻閱可以避免丟損;電子檔案中可以以多種形式存儲,其中必須有一種是不可編輯和修改的形式存儲,這樣在查閱時就可避免編輯、刪除、修改。

  我們在日常的檔案應用中,查閱的是不能編輯、刪除、修改的存檔的電子檔案。
通過計算機或內部網絡查閱,
  3 檔案信息電子化的益處
  所謂檔案信息電子化,就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象,用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工,使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。
其益處有:
  (1)可充分利用和發揮現有微機的潛能,提高利用率。
目前,大多數基層檔案館室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費,使現代化設備不能盡其用。

  (2)縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。
手工信息加工工作模式是:選題選材編輯出版,這條慢工出細活的工作方式,即從文件資料形成到開發二次文獻信息時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用價值。
檔案信息電子化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

  (3)檔案信息電子化,可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。
手工編研信息成果出版需要較多的經費,但目前乃至今后一個相當長的時期內,企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果只能待字閨中。

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