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檔案數字化對檔案信息化時代的研究

日期: 2019-06-27 10:36 瀏覽次數 :999

數字時代的檔案館應當是高度信息化的檔案館,實現這一目標必須有豐富的數字化資源作為保障。
檔案館館藏檔案信息數字化的實現,不僅使館藏檔案信息資源最大限度為社會服務,資源共享,也為檔案館明天的生存與發展帶來了希望和活力。
  1、目前現狀
  傳統的檔案數據庫中分類信息復雜,需靠手工查詢紙張原件,響應速度慢。
由于檔案量巨大,當需要查詢檔案時,需花費幾個小時,甚至一天的時間在檔案室查找。
耗時、耗力。
由于檔案需長期保存,為提高存儲環境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害,每年大量投入文檔的保管經費已在所難免,且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。
由于檔案需反復查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。
在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文文件的電子化進程是不可想象和解決的,且大量電子化文文件如何管理、查閱、應用有待全面解決。
進入21世紀,信息時代的信息數字化及由此提出數字信息的管理模式,已經深刻地影響著社會各方面。
檔案作為一種重要的資源必將越來越引起社會與公眾的關注。
作為各行各業都離不開的檔案工作,用計算機管理各種信息,已是歷史的必然。
在各種信息資源中,檔案以其獨具的與人類社會各種活動的伴生關系及所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占有獨特的地位。

  2、實現檔案數字化管理存在的主要問題
  由于檔案數字化管理在我國還屬于新興事物,并且在目前我國生產力水平正處于不斷提高中,科學技術正不斷取得新的發展和進步的進程中,數字化檔案管理在實現過程中所存在著的一些問題,形成了發展障礙。

  (1)辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容,形成各自為政局面,給電子文件歸檔造成困難。
目前很多單位都采用了以計算機及網絡技術為基礎的辦公自動化系統,這一系統絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件,而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統則是檔案行政管理部門為使檔案現代化管理標準化、規范化、實現資源共享而推廣的檔案現代化管理軟件。
由于這兩套系統設計單位不同、用途不同,所以就會造成軟件的開發環境不同,而不同軟件環境下形成的數據難以轉換,無法進行電子文件歸檔,因而給原始數據的收集和錄入造成了一定的困難。

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