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高校檔案管理數字化遇到的問題

日期: 2019-06-27 10:36 瀏覽次數 :999

  高校檔案管理 檔案數字化建設

  一、檔案數字化建設的緊迫性

  檔案數字化,可改善檔案管理工作。
只有實現檔案數字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優質的服務。

  

  1.高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

  首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案,形成了大量的數字化檔案信息。
計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體,向數字格式轉變。
許多高等院校建立了校園網,并與教育科研網和國際互聯網相連。
校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境,廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。
計算機網絡化管理的出現,使計算機從輔助性的工具很快發展成一種工作環境,并伴隨著應用的普及而演變成一種工作方式。
伴隨工作方式的變化而產生的大量機讀文件,即電子文件也就應運而生。

  2.高校檔案信息數字化是檔案信息時代發展的要求

  首先,數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制,在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦,即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。
對人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對過剩,稀缺的是人的注意力。
因此,目前以網絡為基礎的新經濟,其實質就是注意力經濟。
高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。
網上利用的開展,將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境,進入極好的良性循環之中。

  以往檔案人員為開發檔案資源,為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時間用于檔案數據整理工作。
其次,使高校檔案業務工作變得方便、快捷、高效。
數字化檔案信息使檔案能及時歸檔,盡快地提供利用。
平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中,各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件,并注上處理意見,年終歸檔時,只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數據通過網上按檔案數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可,從而使檔案館減少了檔案數據錄入工作。

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